Project Management Software

Projekti on väliaikainen hanke, joka toteutetaan ainutlaatuisen tuotteen, palvelun tai tuloksen luomiseksi. Sillä on määritelty alku ja loppu, tarkat tavoitteet sekä rajoitteita, kuten aika, kustannukset ja resurssit. Termi ”projekti” tulee latinan sanasta ”projectum”, joka tarkoittaa ”eteen heitettyä” tai ”ennalta suunniteltua”.

Projektilla on muutamia keskeisiä ominaisuuksia, jotka erottavat sen jatkuvasta ja rutiininomaisesta työstä, joka kuuluu liiketoiminnan operatiiviseen toimintaan. Ne voidaan luetella seuraavasti:

Projektit ja niiden tulokset ovat ainutlaatuisia.
Projektit ovat väliaikaisia, eli niillä on selkeä alkamis- ja päättymispäivä.
Projektit tuottavat ainutlaatuisia tuotteita, palveluja tai tuloksia.
Projektit ovat olemassa tuottaakseen tuotteen, palvelun, prosessin tai tuloksen, jota toteuttava organisaatio tai hyödynsaajat eivät ole aiemmin käyttäneet tai joka ei ole aiemmin ollut olemassa.

Vaikka osa projekteista perustuu aiempiin samankaltaisella tavalla toteutettuihin projekteihin, jokainen projekti on ainutlaatuinen ja alkaa liiketoimintaperustelulla sekä projektin perustamisasiakirjalla. Myös rakennuksen kopion rakentamista tulee pitää projektina, vaikka käytössä olisivat samat arkkitehtoniset piirustukset. Vaikka siinä on toistuvia elementtejä, tämä uusi rakennustyö edellyttää ideointia ja suunnittelua.
Projekteihin voi kuulua uuden tuotoksen kehittäminen ja tuottaminen. Lisäksi ne voivat monissa tapauksissa kohdistua olemassa olevan tuotoksen parantamiseen ja muokkaamiseen.

Projekti päättyy, kun sen tavoitteet on saavutettu ja asiakas on hyväksynyt sen tuotokset. Joskus projekti päättyy, kun todetaan, ettei tavoitteita voida saavuttaa tai ettei projektin lopputulosta enää tarvita. Vakavat aikatauluviiveet tai tarve kasvattaa budjettia merkittävästi voivat saada projektin sponsorin harkitsemaan projektin keskeyttämistä.

Projektille nimetään projektipäällikkö, joka perustaa, kehittää ja johtaa uuden projektitiimin sekä laatii yksityiskohtaisen suunnitelman projektin rajoitteista, kuten laajuudesta, aikataulusta, budjetista, resursseista, riskeistä ja laadusta. Kyseinen rakennus voidaan rakentaa samalle alueelle (jopa olemassa olevan rakennuksen viereen) tai toiseen kaupunkiin, osavaltioon tai maahan. Luonnollisesti rakentaminen muissa sijainneissa voi edellyttää merkittävää mukauttamista, jossa otetaan huomioon sisäiset vaikuttavat tekijät sekä ulkoiset tekijät, kuten sääolosuhteet, lainsäädännölliset määräykset ja toimitusketjuun liittyvät tekijät uusissa sijainneissa.

Projektinhallinta on tehtävien ja resurssien suunnittelua, organisointia, toteutusta ja ohjausta, jotta tietyt projektin tavoitteet saavutetaan määritellyn laajuuden, aikataulun ja budjetin puitteissa. Siihen kuuluu tiedon, taitojen, työkalujen ja tekniikoiden soveltaminen projektin onnistuneen loppuunsaattamisen varmistamiseksi. Seuraamalla kustannuksia järjestelmällisesti ja päivittämällä aikataulua projektipäälliköt voivat pitää projektin hallinnassa ja tehdä perusteltuja päätöksiä.

Projektinhallinnan keskeiset osa-alueet ovat:

Väliaikaisuus – Projekteilla on määritelty alku ja loppu.
Ainutlaatuiset tuotokset – Jokaisen projektin tavoitteena on luoda tietty tuote, palvelu tai tulos.
Määritellyt tavoitteet – Projekteilla on selkeät tavoitteet, kuten kustannus-, laatu- ja aikataulutavoitteet.
Prosessilähtöinen lähestymistapa – Projektinhallinta noudattaa jäsenneltyjä menetelmiä, kuten PMBOKia (Project Management Body of Knowledge), Agilea tai PRINCE2:ta.

Projektinhallintaohjelmisto
Projektinhallintaohjelmisto on työkalu, joka auttaa tiimejä ja yksilöitä suunnittelemaan, organisoimaan, toteuttamaan ja seuraamaan projekteja tehokkaasti. Se tarjoaa ominaisuuksia tehtävien hallintaan, aikataulutukseen, yhteistyöhön, resurssien kohdentamiseen ja raportointiin, jotta projektit pysyvät hallinnassa, budjetissa ja määräajoissa:

Tehtävien hallinta – Tehtävien osoittaminen, seuranta ja päivittäminen.
Aikataulutus – Määräaikojen, välitavoitteiden ja riippuvuuksien asettaminen.
Yhteistyötyökalut – Tiedostojen jakaminen, viestintä ja yhdessä työskentely.
Resurssien hallinta – Tiimin resurssien kohdentaminen ja seuranta.
Ajankäytön seuranta – Tehtäviin ja projekteihin käytettyjen tuntien kirjaaminen.
Budjetointi ja kulujen seuranta – Projektikustannusten seuranta.
Raportointi ja analytiikka – Raporttien tuottaminen edistymisestä, suorituskyvystä ja riskeistä.
Integraatio – Yhdistäminen muihin työkaluihin, kuten sähköpostiin, pilvitallennukseen tai CRM-järjestelmiin.

ProjectLibre
Tämän opintojakson harjoittelu esitellään ProjectLibre-projektinhallintajärjestelmällä, jota käytetään myös käytännön harjoituksissa. ProjectLibrea pidetään yhtenä parhaista avoimen lähdekoodin projektinhallintatyökaluista. Se on ilmainen, avoimen lähdekoodin ohjelmistovaihtoehto Microsoft Projectille, ja sen loivat OpenProjin perustajat. Sen suosio kasvaa jatkuvasti. ProjectLibrea opetetaan 1 700 yliopistossa, ja se on käännetty 31 kielelle.

ProjectLibren voi ladata ja asentaa ilmaiseksi pöytätietokoneille. ProjectLibre Enterprise, jota ei käsitellä tällä opintojaksolla, sisältää edistyneempiä ominaisuuksia ja yritystason tukea. Se on suunniteltu suuremmille organisaatioille ja sisältää pilvipohjaisen käytön, parannetun tietoturvan sekä ammatillisen tuen.

Vaikka ProjectLibre on erinomainen lähtökohta, opiskelijat, jotka tarvitsevat kehittyneempiä projektinhallintaominaisuuksia (kuten yritystason resurssisuunnittelua, pilvipohjaista yhteistyötä tai portfoliohallintaa), voivat siirtyä helposti MS Projectiin. ProjectLibre valmentaa opiskelijoita MS Projectin käyttöön säilyttämällä tiedostoyhteensopivuuden ja samankaltaisen käyttöliittymän ilman maksullisten ohjelmistojen kustannuksia ja monimutkaisuutta.

ProjectLibre-sovellus soveltuu erinomaisesti sellaisten projektisuunnitelmien laatimiseen, jotka noudattavat toimialastandardien mukaista täysimittaista projektinhallintamenetelmää. Sen avulla voidaan laatia erilaisia tavanomaisia projektisuunnitelmia, viestintäsuunnitelmia ja muita suunnitelmia, kohdentaa resursseja ja seurata edistymistä. Laadittuja projektisuunnitelmia voidaan toimittaa kenelle tahansa käytettäväksi heidän omalla ProjectLibre-kopiollaan.